Vertrag zur Auftragsverarbeitung

1. Gegenstand und Vertragsschluss

(1) Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Muhammed Enes Karademir, Sadaqa Now (Einzelunternehmen), Cranachstraße 1, 64546 Mörfelden-Walldorf (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“ oder „Sadaqa Now“) im Auftrag des Lizenznehmers, also der Gemeinde oder Organisation, die die Plattform nutzt (nachfolgend „Verantwortlicher“ oder „Gemeinde“).

(2) Der Vertrag ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Sadaqa Now und wird mit dem Nutzungsvertrag geschlossen. Das elektronische Format genügt (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

(3) Der Vertrag gilt für die in Abschnitt 2 genannten Verarbeitungen. Daten, die Sadaqa Now für eigene Zwecke verarbeitet, etwa Nutzerkonten, Anmeldungen, die Abrechnung des Abonnements und die Sicherheit der Plattform, verarbeitet Sadaqa Now als eigener Verantwortlicher. Dafür gilt die Datenschutzerklärung.

2. Art und Zweck der Verarbeitung, Daten und betroffene Personen

Sadaqa Now stellt die Plattform als Software-as-a-Service bereit und speichert dabei die Daten, die die Gemeinde im Studio erfasst oder über ihre Anzeigegeräte erfassen lässt. Die Verarbeitung umfasst Erheben, Speichern, Anzeigen, Übermitteln an die Gemeinde, Erzeugen von Dokumenten und Löschen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeitet die Plattform nicht gezielt. Die Gemeinde erfasst solche Daten nicht in Freitextfeldern.

3. Dauer

Der Vertrag gilt, solange Sadaqa Now Daten der Gemeinde verarbeitet, also für die Laufzeit des Nutzungsvertrags und darüber hinaus, solange die Daten nach Abschnitt 11 noch gespeichert sind.

4. Weisungen

(1) Sadaqa Now verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung der Gemeinde, es sei denn, das Recht der Europäischen Union oder Deutschlands verpflichtet zu einer anderen Verarbeitung; in diesem Fall teilt Sadaqa Now der Gemeinde diese Pflicht vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO).

(2) Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB sowie alles, was die Gemeinde in den Funktionen und Einstellungen des Studios festlegt. Weitere Weisungen erteilt die Gemeinde in Textform.

(3) Ist Sadaqa Now der Auffassung, dass eine Weisung gegen Datenschutzvorschriften verstößt, weist Sadaqa Now die Gemeinde unverzüglich darauf hin.

5. Vertraulichkeit

Sadaqa Now gewährleistet, dass alle Personen, die Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Sie greifen auf die Daten nur zu, soweit es für den Betrieb der Plattform, die Prüfung einer Gemeinde oder eine Anfrage der Gemeinde erforderlich ist.

6. Sicherheit der Verarbeitung

Sadaqa Now trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in der Anlage beschrieben sind. Sadaqa Now darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

7. Unterauftragsverarbeiter

(1) Die Gemeinde erteilt die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Derzeit ist das:

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Betrieb der Server (Datenbanken, Dateispeicher, E-Mail-Server) in Rechenzentren in Deutschland.

(2) Sadaqa Now informiert die Gemeinde vorab in Textform über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung. Die Gemeinde kann binnen 30 Tagen widersprechen; bei einem Widerspruch kann sie den Nutzungsvertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Sadaqa Now erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter dieselben Datenschutzpflichten auf wie in diesem Vertrag (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO).

(3) Keine Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Vertrags sind SumUp, mit dem die Gemeinde einen eigenen Vertrag über die Zahlungsabwicklung hat und das als eigener Verantwortlicher handelt, sowie Stripe, über das Sadaqa Now ausschließlich die Abonnements der Gemeinden abrechnet.

(4) Alle Daten nach Abschnitt 2 werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

8. Unterstützung der Gemeinde

(1) Sadaqa Now unterstützt die Gemeinde dabei, Anträge betroffener Personen nach Kapitel III der DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) zu beantworten. Vieles erledigt die Gemeinde selbst im Studio, etwa das Herunterladen einer Zuwendungsbestätigung, das Ändern der Vertretung oder das Entfernen einer Unterschrift. Wendet sich eine betroffene Person an Sadaqa Now, leitet Sadaqa Now die Anfrage an die Gemeinde weiter.

(2) Sadaqa Now unterstützt die Gemeinde bei ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere mit den Informationen, die sie für eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder eine Meldung an die Aufsichtsbehörde benötigt.

9. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Sadaqa Now meldet der Gemeinde eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten der Gemeinde betrifft, unverzüglich nach Bekanntwerden an die Kontakt-E-Mail-Adresse der Gemeinde und an ihren Eigentümer. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO. Sadaqa Now ergreift unverzüglich Maßnahmen, um die Verletzung zu beheben und ihre Folgen zu mindern.

10. Nachweise und Überprüfungen

Sadaqa Now stellt der Gemeinde alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen durch die Gemeinde oder eine von ihr beauftragte, zur Verschwiegenheit verpflichtete Person. Überprüfungen vor Ort werden mit angemessener Frist angekündigt und finden zu den üblichen Geschäftszeiten statt.

11. Löschung, Rückgabe und Aufbewahrung

(1) Nach dem Ende des Abonnements bleiben die Daten der Gemeinde zunächst erhalten, damit sie das Abonnement wieder aufnehmen kann (Abschnitt 9.4 der AGB). Verlangt die Gemeinde die Löschung, löscht Sadaqa Now ihre Daten, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Vorher kann die Gemeinde die Daten im Studio herunterladen.

(2) Zuwendungsbestätigungen muss die Gemeinde als Doppel aufbewahren (§ 50 Abs. 7 EStDV in Verbindung mit § 147 AO). Sadaqa Now bewahrt jede ausgestellte Bestätigung einschließlich ihrer PDF-Datei auf Weisung der Gemeinde bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres nach dem Jahr ihrer Ausstellung auf, auch wenn sie widerrufen wurde, und löscht sie danach automatisch. Vor Ablauf dieser Frist lassen sich Bestätigungen weder ändern noch löschen. Die Gemeinde kann jede Bestätigung jederzeit als PDF und die Bestätigungen eines Jahres als Liste herunterladen.

(3) Eine Unterschrift wird gelöscht, wenn die Gemeinde sie entfernt, ersetzt oder die Person aus der Vertretung entfernt oder umbenennt. Erhalten bleibt der Nachweis, wer wann zugestimmt hat. In bereits ausgestellten Zuwendungsbestätigungen bleibt die Unterschrift für die Dauer nach Absatz 2 enthalten.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

(1) Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen der Gemeinde und Sadaqa Now gilt Abschnitt 11 der AGB.

(2) Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den übrigen Bestimmungen der AGB geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor. Änderungen bedürfen der Textform; für Änderungen durch Sadaqa Now gilt Abschnitt 14.5 der AGB.

Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Vertraulichkeit

• Betrieb in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland; der physische Zutritt wird vom Betreiber kontrolliert.
• Zugang zum Studio nur mit persönlicher Anmeldung: Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash), Anmeldecode per E-Mail auf neuen Geräten, auf Wunsch zweiter Faktor (TOTP).
• Rechte je Gemeinde nach Rollen (Eigentümer, Verwaltung, Finanzen, Redaktion, Bildschirme, Lesezugriff), auf Wunsch beschränkt auf einzelne Anzeigegeräte. Zuwendungsbestätigungen und Unterschriften verwalten nur „Eigentümer“ und „Finanzen“.
• Trennung der Gemeinden in der Datenbank durch Zeilenschutz (Row-Level-Security); getrennte Datenbanken je Dienst; Dateien je Gemeinde getrennt abgelegt.
• Zugangsdaten zu SumUp werden verschlüsselt (AES) gespeichert. Spenden am Gerät werden ohne Namen und Kartendaten erfasst.

Integrität

• Verschlüsselte Übertragung (TLS) für alle Verbindungen zur Plattform.
• Änderungen in der Gemeinde werden im Protokoll mit Zeitpunkt und handelnder Person festgehalten. Ausgestellte Zuwendungsbestätigungen werden mit Prüfsumme unveränderbar gespeichert; ihr Protokoll lässt sich nur ergänzen.
• Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und Sicherheits-Header (unter anderem Content-Security-Policy).

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Begrenzung der Anfragen je Gerät, Nutzer und IP-Adresse (Rate-Limiting) gegen Missbrauch und Überlastung.
• Überwachung der Dienste mit automatischem Neustart bei Ausfällen.

Überprüfung und Weiterentwicklung

• Änderungen an der Plattform werden vor der Inbetriebnahme automatisiert getestet.
• Unterauftragsverarbeiter werden nur mit einem Vertrag nach Art. 28 DSGVO eingesetzt.