Was Ihre Gemeinde beim Ausstellen beachten muss

Aussteller jeder Spendenbescheinigung ist Ihre Gemeinde. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Bescheinigung ausstellt oder Spenden für andere Zwecke verwendet, haftet für die entgangene Steuer, pauschal mit 30 Prozent der Spende (§ 10b Abs. 4 EStG). Das Studio prüft vieles, aber nicht alles. Diese Punkte liegen bei Ihnen.

Nur echte Spenden bescheinigen

Eine Spende ist freiwillig und ohne Gegenleistung. Zahlungen für Kurse, Essen, Reisen oder einen Bestattungsfonds sind keine Spenden. Ob eine Zahlung zu den Zwecken in Ihrem Bescheid passt, etwa bei Geld, das Sie an andere weiterleiten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer steuerlichen Beratung.

Die Zahlung der richtigen Person zuordnen

Eine Kartenzahlung nennt weder Namen noch Anschrift. Lassen Sie sich die Spende nachweisen, mit dem Zahlungsbeleg vom Bildschirm oder dem Kontoauszug. Vergleichen Sie Datum, Uhrzeit, Betrag und Referenz.

Richtig unterschreiben und übergeben

• Unterschreiben darf, wer für die Gemeinde zeichnen darf, zum Beispiel der Vorsitz oder eine vom Vorstand bevollmächtigte Person. Die Unterschrift im Studio muss die Person selbst leisten.
• Im Verfahren Digital zeigen Sie das Verfahren einmal beim Finanzamt an. Danach dürfen Sie das PDF auch per E-Mail weitergeben.
• Im Verfahren Handschrift geben Sie nur das von Hand unterschriebene Blatt weiter.

Buchhaltung und Abgleich

Buchen Sie die Spenden in der Buchhaltung Ihrer Gemeinde. Gleichen Sie die ausgestellten Bescheinigungen regelmäßig mit den gebuchten Spenden ab, zum Beispiel einmal im Quartal. Die Liste dafür laden Sie unter Vertretung mit Belege exportieren herunter. Jede Zeile nennt die Referenz, über die Sie die Spende in Ihrem SumUp-Konto finden.

Aufbewahren

Ihre Gemeinde muss eine Kopie jeder Bescheinigung aufbewahren. Das Studio speichert jede ausgestellte Bescheinigung unveränderbar bis zum Ende des zehnten Kalenderjahres nach dem Jahr der Ausstellung und löscht sie danach. Laden Sie die Bescheinigungen vorher herunter, wenn Sie sie länger brauchen.

Den Bescheid aktuell halten

Hinterlegen Sie jeden neuen Bescheid des Finanzamts. Ändern sich Vorstand oder Unterschrift, passen Sie die Vertretung an. Nach einer Erstattung widerrufen Sie die Bescheinigung und sagen der spendenden Person Bescheid.